作者：王向坤

自從計(jì)算機(jī)開(kāi)始普及，信息化這個(gè)詞就開(kāi)始流行，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)盛行之后，信息化覆蓋到各行各業(yè)。街頭巷尾，任何一次消費(fèi)無(wú)不是掃碼，菜場(chǎng)里，上了歲數(shù)的老人，即便沒(méi)有二維碼，也可以借助近鄰?fù)瓿?ldquo;代掃”，顧客仍然可以實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金交易，輕微的差別可能是順便把現(xiàn)錢(qián)交給老人，仿佛這不是自己的。
 
同樣，對(duì)于占據(jù)很大比例的學(xué)生群體，怎么也不會(huì)想到，有朝一日會(huì)被“釘釘”這樣的辦公軟件困擾。本來(lái)就屬于互不相干的兩個(gè)行業(yè)，因?yàn)橐咔榉揽兀處熅W(wǎng)上辦公，釘釘借助線上視頻教學(xué)堂而皇之地進(jìn)入了學(xué)生們的學(xué)習(xí)生活。隨之而來(lái)的還有“考勤”、“打卡”、“DING一下”等原本為企業(yè)辦公管理準(zhǔn)備的各種“利器”，時(shí)刻伴隨左右，一雙無(wú)形的眼睛在盯著你，讓人好不難受。

 
這也算信息化？這叫辦公信息化。說(shuō)實(shí)話(huà)，對(duì)于教學(xué)來(lái)說(shuō)，學(xué)生只不過(guò)是短暫的體驗(yàn)一把，秩序正常之后，還是要回歸到正常的生活。反而是對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，這個(gè)辦公信息化是永遠(yuǎn)揮之不去的話(huà)題，永遠(yuǎn)要不斷發(fā)展的課題。因此，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，稍微有一些成長(zhǎng)歷史，那是必然要經(jīng)過(guò)這樣或那樣的信息化推動(dòng)和實(shí)施，換個(gè)產(chǎn)品，換個(gè)版本，換個(gè)思路，是常有之事，這不，釘釘?shù)牡絹?lái)，成了企業(yè)無(wú)法避讓的問(wèn)題，這個(gè)本來(lái)就是一個(gè)第三方的協(xié)同辦公平臺(tái)借助遠(yuǎn)程教學(xué)反過(guò)來(lái)把企業(yè)又包圍了。
 
什么東西都怕流行，一旦流行出現(xiàn)，就會(huì)造成一定的恐慌，很多人擔(dān)心跟不上流行，掉隊(duì)，很多人心不甘情不愿的被迫追隨流行。釘釘就是在這么一個(gè)狀態(tài)下，被很多企業(yè)主動(dòng)或被動(dòng)的攬入了懷中。
 
這個(gè)時(shí)候，我們就不得不認(rèn)真審視它了，這個(gè)東西為什么有那么多企業(yè)選擇它？它有什么可取之處？或者說(shuō)有哪些優(yōu)勢(shì)正好是廣大的企業(yè)所需要的？難道之前就沒(méi)有別的什么來(lái)供大家選擇嗎？
 
帶著這樣的疑問(wèn)，我們來(lái)說(shuō)說(shuō)辦公，來(lái)說(shuō)說(shuō)辦公信息化。
 
辦公，很簡(jiǎn)單，就是工作，就是處理事情，一個(gè)組織，一個(gè)企業(yè)，需要很多人分工協(xié)作，已達(dá)成組織或企業(yè)的既定目標(biāo)。這個(gè)過(guò)程中，協(xié)同辦公就產(chǎn)生了，特別是借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等IT設(shè)施，辦公信息化成為了一項(xiàng)必然要產(chǎn)生的所謂“新事物”。
 
這里包含著一個(gè)重要概念：信息流，它由工作流、數(shù)據(jù)流組成，數(shù)據(jù)流是基礎(chǔ)，工作流是驅(qū)動(dòng)。這些說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，操作起來(lái)麻煩，很多人把它理解為網(wǎng)絡(luò)辦公，桌面上的文檔處理工具軟件很多，人們可以很容易的建立文件、表單，進(jìn)行計(jì)算，但是，如果要讓這些本屬于個(gè)人桌面上的文件、數(shù)據(jù)在網(wǎng)上流動(dòng)起來(lái)，也就是按可設(shè)置的流程執(zhí)行相應(yīng)的審核、審批，就會(huì)變得復(fù)雜起來(lái)。因?yàn)椋覀兓旧隙际菑氖褂脗€(gè)人電腦開(kāi)始的，想當(dāng)然的認(rèn)為辦什么事兒都需要占據(jù)全部的資源和工具，否則無(wú)法干活兒，也就是早已習(xí)慣個(gè)人工作。而工作中需要審批的文件，我們會(huì)打印出來(lái)或填寫(xiě)到表格上，拿去讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，最后達(dá)到一個(gè)結(jié)果，這種辦公模式就是跑腿兒。
 
工作流的建立必然要投入相當(dāng)資金，一般企業(yè)沒(méi)有這個(gè)能力，所以說(shuō)，它最早在銀行、電信、政務(wù)等地方出現(xiàn)，普通外來(lái)辦事人員面對(duì)的是“窗口”，實(shí)際對(duì)應(yīng)的是后臺(tái)工作流節(jié)點(diǎn)。隨著信息化普及和成本的降低，工作流漸漸進(jìn)入到企業(yè)當(dāng)中，成為企業(yè)信息化辦公的基礎(chǔ)構(gòu)成。在企業(yè)與之磨合的過(guò)程中，磕磕碰碰，在我們的抵觸、懷疑中，經(jīng)過(guò)流程再造等一番折磨，最后，被改變的還是企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)的、落后的辦公模式，而建立的往往是集成了辦公信息化的新協(xié)同辦公模式。
 
這個(gè)時(shí)候，我們很多人還認(rèn)為這是一個(gè)有一定技術(shù)含量的環(huán)節(jié)，工作流還是被視為一種“高大上”，被人為的披上了一層神秘的面紗。及至一種全民的工作流模式出現(xiàn)，人們才知道事情可以這樣簡(jiǎn)單，不需要投入服務(wù)器等復(fù)雜、昂貴的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，不需要專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人員，也不需要專(zhuān)門(mén)的開(kāi)發(fā)，工作流就有了，就可以很輕松的投入使用了。這就是釘釘這類(lèi)協(xié)同辦公平臺(tái)的魅力所在，關(guān)鍵是基本應(yīng)用免費(fèi)。
 
這個(gè)東西破除了信息化所需要的工作流門(mén)檻，讓很多中小企業(yè)搭上了便車(chē)，但隨之而來(lái)的是一些困擾。沒(méi)有這個(gè)的時(shí)候，我們沒(méi)有辦法，不得不采取低效的方式，而有了它，我們還會(huì)困擾于用它具體做些什么，畢竟一個(gè)全民通用的方法，肯定是集成了更多的共性、降低了更多的個(gè)性折中而來(lái)，簡(jiǎn)單的工作流可以很方便的定制，而復(fù)雜的表單應(yīng)用又顯得力不從心，對(duì)比之下，它還是無(wú)法完全勝任企業(yè)信息化辦公的全部能力，我們?nèi)匀灰Ａ粢徊糠只蛑亟ㄒ徊糠謩e的方法。如此，就涉及到我們?cè)撊绾慰创虬仓盟?br />  
這要因人而異，對(duì)于信息化較為簡(jiǎn)單的應(yīng)用場(chǎng)景，可以用它輕松勝任，而對(duì)于較為復(fù)雜的應(yīng)用場(chǎng)景，就要認(rèn)真權(quán)衡，如果信息化辦公還是空白，則可以使用它代替部分傳統(tǒng)的工作審批，減輕人為的跑動(dòng)，提高效率，解放部分生產(chǎn)力。如果是已經(jīng)建立了信息化辦公并且正在運(yùn)行，這個(gè)時(shí)候的困擾就會(huì)更大，你就不得不進(jìn)行對(duì)比分析，看看是遷移好還是不遷移好，看看二者如何能互補(bǔ)，畢竟對(duì)于新事物，我們要抱著開(kāi)放的態(tài)度來(lái)接納它。
 
不管如何琢磨它，最終還是要落實(shí)到實(shí)事求是上面，企業(yè)的信息化，辦公是其中一個(gè)部分，還有更為重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些與企業(yè)的具體經(jīng)營(yíng)有很大關(guān)系，且千差萬(wàn)別。實(shí)際上，辦公也是為了業(yè)務(wù)，高效的辦公目的就是為了促成更好的業(yè)務(wù)，這其中離不開(kāi)對(duì)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的詳細(xì)梳理和管控。辦公具有很強(qiáng)的共性，很容易形成穩(wěn)定的模式，而業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可變性很強(qiáng)，它經(jīng)常會(huì)受到外部環(huán)境的影響而改變自身的內(nèi)容，需要不斷地調(diào)整才能跟上形勢(shì)的變化，因此，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不容易模式化，這實(shí)際上就是信息化辦公的一個(gè)很強(qiáng)的變數(shù)，它左右著信息化辦公的變化趨勢(shì)，并經(jīng)常讓辦公系統(tǒng)不適應(yīng)或停擺。
 
辦公模式可以靈活、多樣，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)必須統(tǒng)一，否則就會(huì)造成管理混亂。溝通--作為辦公的一個(gè)重要組成部分，特別容易接受新技術(shù)、新事物，因?yàn)樗芴岣邷贤ǖ男剩潭娫?huà)、移動(dòng)電話(huà)、互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，每一個(gè)階段溝通的方式都不一樣，事情卻是越來(lái)越簡(jiǎn)單，企業(yè)溝通沒(méi)有理由拒絕它。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)卻不一樣，不管借助哪種先進(jìn)技術(shù)，必須確保信息暢通、一致。實(shí)際上，我們的工作中經(jīng)常會(huì)發(fā)生重復(fù)匯報(bào)、多頭催要的情形，這會(huì)讓辦事人員疲于應(yīng)付。
 
世界是一個(gè)多樣性，我們不得不接受來(lái)自不同渠道的信息，同時(shí)也要采用不同的渠道進(jìn)行多樣化的溝通。釘釘這類(lèi)工具同屬于選項(xiàng)之一，它會(huì)占據(jù)我們的電腦、手機(jī)，作為橋梁連接起合適的信息流。
 
信息化辦公的生命力在于不斷地自我調(diào)整和改造，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)環(huán)境和內(nèi)容，變化成為了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，用來(lái)衡量各種系統(tǒng)，能否變化，能否適應(yīng)變化，或者因?yàn)樽兓芑虿荒?，都是判別的尺度，我們把它抽象為一個(gè)集合，里面是我們分析之后的各種條件，集合與外部對(duì)象之間的交集有多大，有沒(méi)有排除，從而使用有限的方法得到我們想要的結(jié)果。
 
真麻煩，為了這么一件事兒，幾乎還要上升到理論層次，有無(wú)必要？如果我們想想任何一項(xiàng)選擇之后就要持續(xù)很多年，想想我們生活中的類(lèi)似事情，慎重一點(diǎn)還是很有必要的。就是因?yàn)樯髦兀a(chǎn)生了煩惱和困擾，但是，撥開(kāi)云霧還是晴天。

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